Jak usprawnić zarządzanie procesami korporacyjnymi dzięki niestandardowemu rozwiązaniu

Nowoczesne rozwiązania w zakresie zarządzania procesami korporacyjnymi ukierunkowane są na jak najlepsze zaspokojenie potrzeb biznesu. Jednakże znalezienie systemu, który kompleksowo obejmowałby wszystkie aspekty działalności przedsiębiorstwa, jest praktycznie niemożliwe. Wiele organizacji potrzebuje prostych i funkcjonalnych platform, które spełnią ich wyjątkowe wymagania. Dlatego czasami znacznie efektywniej jest stworzyć rozwiązanie indywidualne, w pełni dostosowane do potrzeb przedsiębiorstwa.

Nasz klient, jeden z największych dostawców paneli słonecznych i systemów bezpieczeństwa dla inteligentnych domów, poszukiwał rozwiązania pozwalającego zoptymalizować procesy wewnętrzne. Należało uwzględnić przechowywanie wszystkich danych firmowych o pracownikach, płatnościach, audytach itp., a także zarządzanie rolami i odpowiednim dostępem (np. menedżerowie, rekruterzy). 

W tym artykule opowiemy, w jaki sposób zespół Agiliway pomógł udoskonalić wersję internetową i iOS systemu, dzięki czemu wewnętrzne procesy firmy stały się prostsze, wygodniejsze i bardziej wydajne.

Główne zadania, które należało rozwiązać

Jednym z najważniejszych wymagań klienta było zwiększenie wydajności systemu i rozszerzenie jego funkcjonalności, aby spełnić jego potrzeby. Jednym z pierwszych etapów prac było stworzenie środowiska testowego, gdyż dotychczasowy system klienta takiego nie posiadał. Miało to ogromne znaczenie, ponieważ wszystkie nowe funkcje wymagały przetestowania przed wdrożeniem w środowisku produkcyjnym.

Wśród zadań znalazły się również:

• poprawa produktywności;
• refaktoryzacja kodu;
• wdrażanie procesów CI/CD;
• migracja ze starego systemu na nową platformę, która łączy wszystkich partnerów.

Wdrożone rozwiązania

Po zakończeniu migracji do systemu opracowanego przez zespół Agiliway klient uzyskał następujące korzyści:

Jedna platforma dla wszystkich partnerów

Zaktualizowane rozwiązanie stało się scentralizowaną platformą dla wszystkich partnerów klienta. Umożliwia wykonywanie wszystkich operacji w jednym miejscu – od wystawiania faktur po podpisywanie umów. Znacznie upraszcza to przepływy pracy i eliminuje potrzebę korzystania z wielu systemów.

Ponadto partnerzy mogą uzyskać dostęp do platformy ze swoich urządzeń mobilnych lub tabletów, co pozwala im na efektywne zarządzanie zadaniami nawet zdalnie.

Zautomatyzowane zarządzanie danymi

System automatycznie przetwarza wprowadzone dane i przesyła je na serwer. Synchronizuje się również z systemem ERP klienta (Salesforce), co gwarantuje, że wszystkie dane dotyczące projektów biznesowych są aktualne.

Dostęp do informacji jest konfigurowany zgodnie z rolami użytkowników, tak aby każdy miał dostęp wyłącznie do danych, których potrzebuje.

Monitorowanie i zarządzanie problemami

System śledzi i rejestruje wszelkie problemy związane z działalnością partnerów, łącznie z opóźnieniami w płatnościach. Pozwala to na szybką reakcję na ewentualne trudności i utrzymanie stabilnego działania sieci partnerskiej. 

Podpisywanie dokumentów i zdalna współpraca

Jedną z ważniejszych funkcji powstałego rozwiązania jest możliwość zdalnego podpisywania dokumentów. Ekran klienta jest duplikowany, dzięki czemu partner może na bieżąco śledzić proces podpisywania dokumentu. Po zapisaniu dokumentu wszystkie zmiany są natychmiast widoczne u partnera.

Partnerzy mogą też wprowadzać dane bezpośrednio do systemu, a klient może je sprawdzić i potwierdzić, np. telefonicznie, co ogranicza liczbę błędów.

Szybkie łączenie nowych użytkowników

Nowi użytkownicy otrzymują zaproszenie za pośrednictwem prostego linku. System automatycznie rozpoznaje osobę i tworzy jej profil, wstępnie uzupełniając podstawowe dane. Dzięki temu proces podłączania się do platformy zajmuje minimum czasu, a nowi partnerzy mogą szybko rozpocząć pracę z platformą.

Wnioski

Wszystkie zmiany wprowadzone na platformie klienckiej znacząco zwiększyły poziom automatyzacji, eliminując potrzebę ręcznej weryfikacji danych. Integracja różnych usług pozwoliła zaoszczędzić czas i zasoby, dzięki czemu firma mogła skupić się bardziej na rozwoju biznesu.

Dzięki ulepszonemu interfejsowi i ustawieniom użytkownicy nie muszą już kontaktować się z pomocą techniczną za każdym razem, gdy mają pytania.

Ponadto system zyskał większą liczbę aktywnych użytkowników, co potwierdziło skuteczność aktualizacji. Aplikacja mobilna na iOS ma obecnie ponad 1000 aktywnych użytkowników.