Wie sich das Unternehmensprozessmanagement mit einer maßgeschneiderten Lösung verbessern lässt

Moderne Lösungen für das Management von Unternehmensprozessen zielen darauf ab, Unternehmen den größtmöglichen Nutzen zu bieten. Doch eine Lösung zu finden, die wirklich alle Anforderungen abdeckt, ist nahezu unmöglich. Weltweit suchen Unternehmen nach einfachen und funktionalen Systemen, die sämtliche Bedürfnisse ihrer Geschäftsabläufe abdecken. Deshalb ist es in manchen Fällen besser und unkomplizierter, eine Lösung zu entwickeln, die exakt auf die Anforderungen des Unternehmens zugeschnitten ist.

Unser Kunde – einer der größten Anbieter von Solarpanels und Sicherheitssystemen für Smart Homes – suchte nach einer Lösung, die interne Prozesse vereinfachen, alle unternehmensrelevanten Daten zu Mitarbeitenden, Zahlungen, Prüfungen usw. speichern und Rollen wie Manager oder Recruiter zuweisen kann.

In diesem Artikel zeigen wir, wie das Team von Agiliway die Web- und iOS-Version des Systems optimierte, um die internen Prozesse des Unternehmens einfacher, reibungsloser und effizienter zu gestalten.

Was waren die Herausforderungen für das Team?

Zu den Hauptaufgaben, die der Kunde dem Entwicklungsteam stellte, gehörten die Verbesserung der Betriebskapazität des Systems und die Implementierung der vom Kunden benötigten Funktionen. Einer der ersten Schritte im Entwicklungsprozess war die Einrichtung einer Testumgebung, da im bestehenden System des Kunden keine vorhanden war. Dieser Schritt war entscheidend, da neue Funktionen vor ihrer Einführung in die Produktionsumgebung getestet werden müssen. 

Weitere Anforderungen umfassten die Steigerung der Systemleistung, die Überarbeitung des Codes, die Einführung eines CI/CD-Prozesses sowie die Migration vom alten System auf eine neue Plattform, die als zentrale Lösung für Partner dient.

Die Implementierten Lösungen

Nach der Migration auf das von dem Agiliway-Entwicklungsteam erstellte System profitiert unser Kunde von den folgenden Vorteilen:

Zentrale Plattform für alle Partner

Die aktualisierte Lösung dient als einheitliche Plattform für alle Partner des Kunden, um sämtliche Aktivitäten abzuwickeln – von der Rechnungserstellung bis zur Vertragsunterzeichnung. Diese Zentralisierung vereinfacht die Arbeitsabläufe und macht die Nutzung mehrerer Systeme überflüssig.
Partner können nun über ihre Mobilgeräte oder Tablets auf die Plattform zugreifen und ihre Aufgaben ortsunabhängig und effizient verwalten.

Automatische Datenverwaltung

Der Kunde gibt die erforderlichen Daten in die Plattform ein, welche anschließend verarbeitet und an den Server übermittelt werden. Das System kommuniziert automatisch mit dem Salesforce-ERP-System des Kunden, wodurch sichergestellt ist, dass alle Projektdaten synchronisiert und aktuell sind. Die Sichtbarkeit der Daten wird rollenbasiert gesteuert, sodass jeder Nutzer nur auf die Informationen zugreifen kann, die für seine Aufgaben relevant sind.

Überwachung und Problemmanagement

Das System verfolgt und überwacht alle partnerbezogenen Probleme, beispielsweise Zahlungsrückstände. Dadurch kann der Kunde schnell reagieren und einen reibungslosen Betrieb im Partnernetzwerk sicherstellen.

Dokumentenunterzeichnung und Zusammenarbeit aus der Ferne

Ein zentrales Feature der Lösung ist die Möglichkeit, Dokumente aus der Ferne zu unterzeichnen. Der Bildschirm des Kunden wird gespiegelt, sodass der Partner den Vorgang in Echtzeit verfolgen kann. Sobald der Kunde das Dokument speichert, werden die Änderungen automatisch auf dem Bildschirm des Partners angezeigt.

Partner können zudem direkt Daten eingeben, die der Kunde beispielsweise telefonisch bestätigen und freigeben kann – dies erhöht die Genauigkeit und reduziert Fehler.

Effizientes Onboarding von Nutzern

Neue Nutzer erhalten eine Einladung über einen einfachen Link. Das System erkennt neue Nutzer automatisch und erstellt ein Profil mit vorausgefüllten Standarddaten. Diese Funktion beschleunigt das Onboarding und ermöglicht es neuen Partnern, ohne aufwendige manuelle Einrichtung direkt mit dem System zu arbeiten.

Zusammenfassung

Durch alle vorgenommenen Änderungen an der Plattform des Kunden wurde die Systemautomatisierung verbessert, sodass manuelle Datenprüfungen nicht mehr erforderlich sind. Die Anbindung mehrerer Dienste spart nun erheblich Zeit und Aufwand und schafft Freiraum, sich stärker auf das Unternehmenswachstum zu konzentrieren. Die Einstellungen und die Benutzeroberfläche sind benutzerfreundlicher gestaltet und erfordern nicht mehr ständig die Unterstützung des Technikteams.

Infolgedessen konnte das System auch mehr aktive Nutzer gewinnen, da sich die Verbesserungen als erfolgreich erwiesen haben. Heute verzeichnet die iOS-Anwendung über 1.000 aktive Nutzer.